I. Antecedentes
WWF Guatemala/Mesoamérica Descripción De Puesto Oficial Contable y Oficial de Cumplimiento Suplente Gerente Financiero y Administrativo Ciudad Guatemala, Guatemala Mayo, 2021 WWF es una de las organizaciones de conservación independientes más grandes y respetadas del mundo, con casi 5 millones de personas que la apoyan y una red global activa en más de 100 países. La misión de WWF es detener la degradación ambiental del planeta y construir un futuro en el que los seres humanos vivan en armonía con la naturaleza, conservando la diversidad biológica del mundo, asegurando que el uso de recursos naturales renovables sea sostenible y promoviendo la reducción de la contaminación y el consumo excesivo.
Han pasado más de 30 años desde que WWF comenzó a trabajar en toda Mesoamérica. Durante la última década, gran parte de nuestro esfuerzo se concentró en la Ecorregión del Arrecife Mesoamericano, el cual contiene el segundo sistema de arrecifes de coral más grande del mundo y es el conductor económico y fuente de agua, alimento y significado cultural para millones. Nuestra exitosa manera de trabajar con diferentes grupos de interés en temas como la protección y manejo de recursos en los paisajes integrados / paisajes marinos, producción sostenible y la acción climática nos ha permitido ampliar nuestro trabajo en Mesoamérica y compartir nuestros enfoques con otras regiones del mundo.
II. Función Principal
l/la Oficial Contable y Oficial de Cumplimiento Suplente será responsable de dar cumplimiento a las normas establecidas en las leyes fiscales y contables, produciendo y proporcionando información contable de forma oportuna y confiable; asimismo, será el/la responsable del cumplimiento a la normativa contra el lavado de dinero u otros activos, de acuerdo con las instrucciones emitidas por la Superintendencia de Bancos (SIB) a través de la Intendencia de Verificación Especial (IVE) en Guatemala. Será el/la encargado/a de vigilar el cumplimiento de programas, normas, procedimientos y controles internos. Asimismo, será responsable del análisis y pago de impuestos, así como la presentación y pago oportuno de los mismos basado en el conocimiento e interpretación de leyes.
Esta posición trabajará en colaboración con otras oficinas de WWF Guatemala/Mesoamérica para identificar el cumplimiento de las leyes locales, políticas y procedimientos de la organización, y donantes.
Principales Funciones y Responsabilidades
• Registrar todas las transacciones contables de la oficina en el sistema SAGE y enviar los informes contables mensualmente a la gerencia financiera y administrativa.
• Asegurar que todas las transacciones realizadas en la oficina tienen los soportes necesarios para justificar los pagos o desembolsos.
• Organizar y archivar de forma ordenada todos los recibos, facturas, conciliaciones bancarias, estados de cuentas, copias de cheques, planillas, reportes contables, información de contratos y consultores y toda la información necesaria para los propósitos de control interno y de auditorías.
• Llevar a cabo las transacciones bancarias tales como transferencias, elaboración de cheques, pago de impuestos, pago de planillas de salarios, pago de seguro social, control de libro de bancos, verificar estados de cuenta y conciliar las cuentas bancarias mensualmente.
• Monitorear los saldos de las cuentas bancarias y asegurar el suficiente flujo de efectivo para las operaciones de los proyectos.
• Asegurar que se cumplan con todos los requerimientos fiscales.
• Elaboración de adelantos de gastos de viajes aprobados y revisión de informes de gastos de viajes del personal de la oficina en Guatemala, de acuerdo con las políticas y procedimientos de la organización y conciliar las cuentas de adelantos de gastos de viajes del staff de WWF.
• Coordinar la compra de suministros y equipos de oficina y asegurar el pago oportuno de servicios como electricidad, agua, teléfono, y de otros proveedores.
• Elaborar de Estados Financieros de la organización, incluyendo libro de diario, libro mayor e inventarios.
• Revisar las liquidaciones de caja chica.
• Elaborar las planillas de salarios de acuerdo con la legislación en Guatemala.
• Preparar el cálculo de prestaciones laborales. Elaborar planillas de pago al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS) Elaboración de formularios para el pago de impuestos, tales como retenciones de ISR, IVA, facturas especiales y pagos al extranjero.
• Mantener actualizados sus conocimientos de las leyes tributarias aplicables a WWF.
• Atender a las auditorias internas y externas de la organización y sus proyectos, de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) y del IGSS.
• Velar por que las oficinas de campo se mantengan en pleno cumplimiento con las leyes locales, políticas y procedimientos de la organización y de donantes.
• Realizar gestiones bancarias, lo cual incluye apertura de cuentas, consultas sobre ingresos de fondos, solicitud de chequeras, completar formularios, registro de plantillas, manejo de sucursal electrónica y otros.
• Desarrollar todas aquellas responsabilidades que por la naturaleza de su trabajo puedan surgir y/o le sean asignadas por su supervisor.
Área de Cumplimiento
• Cumplir con la normativa referente a la implementación de medidas de Prevención y Represión del Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo.
• Presentar los reportes requeridos por la normativa contra el lavado de dinero u otros activos y para prevenir y reprimir el financiamos del terrorismo.
• Cumplir con establecer y mantener programas, normas, políticas, procedimientos y controles internos apropiados para el debido cumplimiento de las regulaciones en materia de Prevención de Lavado de Dinero u Otros Activos y Financiamiento del Terrorismo, contempladas en el manual de cumplimiento de la organización.
• Mantener estricta confidencialidad como lo establece el Código de Ética aprobado por el Colegio de Contadores Públicos y Auditores de Guatemala.
• Proponer a WWF (persona obligada) los programas, normas, procedimientos y controles internos deberá desarrollar, adoptar y ejecutar para evitar el uso indebido de los recursos en actividades de lavado de dinero u otros activos y financiamiento del terrorismo.
• Hacer del conocimiento del personal de WWF todas las disposiciones legales y reglamentarias, así como los procedimientos internos existentes en materia de prevención y detección de lavado de dinero u otros activos y financiamiento del terrorismo.
• Preparar y documentar la información que deba remitirse a la SIB a través de la IVE, con relación a los datos y documentación a que se refiere la normativa. Reportar las transacciones sospechosas que se detecten en las transacciones de WWF con sus socios, y proveedores.
• Mantener una constante actualización técnica y legal sobre el tema de prevención y detección de lavado de dinero u otros activos y financiamiento del terrorismo.
• Realizar capacitaciones en materia de las regulaciones de Prevención de Lavado de Dinero u Otros Activos y Financiamiento del Terrorismo al personal de la organización.
• Tomar las medidas adecuadas para identificar y reportar cualquier transacción sospechosa de la que tenga conocimiento conforme a lo regulado en las leyes, reglamentos y al manual de cumplimiento de la organización.
• Atender cualquier requerimiento de la IVE que llegase a ser solicitada.
• Mantener toda la evidencia física y digital en reserva en todo lo relacionado a su labor como soporte de cumplimiento ante cualquier requerimiento de la IVE.
• Atender las auditorías realizadas por la SIB a través de la IVE.
• Participar en el Programa de Capacitación de la IVE. Velar por el cumplimiento de las leyes locales en términos legales, laborales y fiscales.
III. Relaciones laborales
Internas
Interactúa frecuente y regularmente con el personal de la oficina de WWF Guatemala/Mesoamérica, con todo el personal de programas de la región, con personal de WWF-US y WWF-LAC.
Externas: Interactúa regularmente con autoridades locales relacionados temas legales, laborales y fiscales, y con otras organizaciones nacionales e internacionales.
IV. Estudios, experiencia y habilidades requeridas
1. Estudios: Formación académica, a nivel de Licenciatura en Finanzas o Contaduría Pública y Auditoría, registrado ante la SAT, graduado/a a nivel medio de Perito Contador, preferiblemente con estudios y/0 capacitación demostrada sobre la Ley de Lavado de Dinero y otras leyes aplicables en el país. Manejo avanzado de Excel y sistemas contables. Dominio del idioma inglés y español, tanto en forma verbal como escrita.
2. Experiencia: Por lo menos tres (3) años de experiencia en contabilidad general, control presupuestario y preparación de estados financieros, control de activos fijos, participación en auditorías, conocimiento y aplicación de impuestos y beneficios de ley, conocimiento de SAP u otros sistemas contables, de preferencia en organizaciones internacionales. Tres (3) años de experiencia trabajando como Oficial de Cumplimiento Titular y/o Suplente y experiencia demostrada en implementación de políticas y normas, experiencia en impartir capacitaciones sobre la Ley contra el Lavado de Dinero y temas relacionados.
3. Habilidades:
• Experiencia en el manejo de asuntos confidenciales o de información sensible.
• Comunicar asertivamente a todo el personal de WWF sobre una cultura de prevención y cumplimiento de la ley. • Actuar de manera honesta y transparente, rechazando y comunicando toda conducta ilegal o fraudulenta que pueda surgir dentro de la organización y/o con socios externos.
• Alto grado de Inteligencia Emocional, con capacidad organizativa y habilidad para trabajar bajo presión y para la resolución de conflictos. Iniciativa para la toma de decisiones.
• Demostradas habilidades de comunicación verbal y escrita, con excelentes habilidades interpersonales (tacto, diplomacia, discreción e imparcialidad).
• Deberá poseer habilidad para hacer recomendaciones para planes de prevención en toda la región, trabajar de manera cooperativa y productiva con el equipo administrativo.
• La posición de Oficial Contable y Oficial de Cumplimiento Suplente a tiempo completo estará basada en Guatemala y contempla viajes ocasionales en la región para supervisar actividades relacionadas con sus funciones.
Las aplicaciones a este puesto deberán incluir una carta de intención salarial y un currículum vitae que refleje lo solicitado en la sección IV. Estos deberán ser enviados a más tardar el lunes 19 de abril de 2021 a las 5:00 p.m. con atención a Geraldina Herrera al correo electrónico gherrera@wwfca.org.